Gebruikersovereenkomst

Gebruikersovereenkomst

Centraal aanmeldingsregister Beveren, Kruibeke, Sint-Niklaas, Stekene en Temse

28 maart 2022

Beste ouder,

Als u uw kind aanmeldt via https://beveren-so.aanmelden.in/ gaat u akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Beveren, Kruibeke, Sint-Niklaas, Stekene en Temse in het kader van het gezamenlijk aanmeldingssysteem voor het eerste leerjaar van de 1^e graad secundair onderwijs in deze gemeenten. Deze leest u in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het samenwerkingsverband, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als u niet wil dat wij uw gegevens verwerken, kan u zich hiertegen verzetten via lop.sintniklaastemse@ond.vlaanderen.be . Houd er wel rekening mee dat wij u dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van uw kind – niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon secundair onderwijs, gelegen in Beveren, Kruibeke, Sint-Niklaas, Stekene en Temse werken met het gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem voor de inschrijvingen voor het eerste leerjaar van de eerste graad.

De schoolbesturen gelegen binnen het samenwerkingsverband mandateren het LOP Sint-Niklaas Temse secundair onderwijs voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten en het bezorgen van de weigeringsdocumenten.

Uw persoonsgegevens worden door de gemandateerde instantie(s) verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2022-2023 op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Privacyverklaring.

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

Die u bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde.
Die noodzakelijk is voor de ordening van uw kind in elke school die u aangeeft:

Vragen die bepalen of je voorrang krijgt bij de rangordening

Of een ouder op de school werkt,
Of er al een broer of zus op school zit,

De vragen om te bepalen of uw kind indicator- of niet-indicatorleerling is. Wenst u niet te antwoorden op deze vragen dan neemt u contact op met de beheerder. Let op: in dat geval wordt de aanmelding van uw kind pas verwerkt na de rangordening van de andere kinderen.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

U kunt uw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. U contacteert de beheerder en ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens. De beheerders per gemeente zijn:

Voor Beveren & Kruibeke: onderwijs@beveren.be of 03 750 16 60 / 03 750 46 00
Voor Sint-Niklaas: sintniklaastemse@ond.vlaanderen.be of 02 553 03 19
Voor Stekene: onderwijs@stekene.be of 03 760 03 02
Voor Temse: onderwijs@temse.be of 03 710 12 28

Na de aanmeldingsperiode is het niet meer mogelijk om uw gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van uw kind en uw gezin gebruikt ?

Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt:

voor de rangordening van uw kind en de toewijzing van een school;
om u op de hoogte te brengen van het resultaat van uw aanmelding;
om uw kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat u dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven;
om voor uw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.

Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingssysteem te evalueren en na te gaan:

of het systeem technisch goed functioneert en de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren;
in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders
in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van kansarme en kansrijke kinderen te realiseren.

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien ?

De personen die door het samenwerkingsverband daartoe gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de aanmeldpunten / helpdesk voor ouders en scholen bemannen.
De directeur van de school waaraan uw kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. De school krijgt niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde.
De directeur van de scholen waar uw kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:

adres, telefoonnummer en naam van de ouders;
geboortedatum, RRN van het kind;
uw antwoord op de vragen omtrent het onderwijsdiploma van de moeder en het ontvangen van een schooltoelage om te bepalen of uw kind een indicator- of niet-indicatorkind is;
of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel.

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

Controle tijdens/na het afsluiten van de aanmeldingsperiode.

Door de beheerder: Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de afgesproken criteria binnen het samenwerkingsverband, gebeuren volgende noodzakelijke controles:

Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden.
Controle op het recht op voorrang.

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het ordenen en toewijzen van de plaatsen. De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast.

Door de school: na de aanmelding en voor de toewijzing controleert de school de gegevens van de kinderen die met voorrang werden aangemeld: broers/zus, kind van personeel. Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De school kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren.

Controle door de school bij inschrijving.

Wanneer u uw kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan u volgende documenten meebrengen bij inschrijving:

Identiteitsbewijs van uw kind;
Bewijs van schooltoelage voor de laatste 2 schooljaren (bvb. rekeninguittreksel);

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verliest u uw recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

U bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Het samenwerkingsverband bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heeft u vragen over welke gegevens wij over u verwerken? Of wil u de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Neem contact op met de beheerder (contactgegevens, zie hoger).

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Wend u tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via toezichtcommissie@vlaanderen.be.

Heeft u een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Is er een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing?

Dien een klacht in bij de lokale disfunctiecommissie via het online formulier op naarhetsecundair.be.
Of dien een klacht in bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (leerlingenrechten@vlaanderen.be) binnen de 30 kalenderdagen na vaststelling van de feiten.